Hoeveel is een simpele oplossing u waard?
Electronic Document Management (EDM) is veel eenvoudiger dan het op het eerste gezicht lijkt. In essentie brengt het alle vormen van informatie bij elkaar in één centrale elektronische opslag en verwerkingslocatie.
Met andere woorden, al uw in- en uitgaande correspondentie, e-mail, interne communicatie, transacties, officiële documenten, klantengegevens, leveranciersinformatie - in feite alles wat voorheen op een conventionele wijze zou zijn opgeslagen in archiefkasten of op uw PC netwerk - wordt nu opgeslagen in een onmiddellijk toegankelijk en beschermd systeem.
De laatste generatie van EDM oplossingen zijn eenvoudiger te gebruiken en efficiënter dan ooit tevoren, volledige trainingsmogelijkheden zijn beschikbaar.
Hieronder volgen enkele voordelen die EDM uw bedrijf kan geven:
- Snel opvraagbare informatie om uw werktijd optimaal te kunnen gebruiken.
- Productiviteit wordt vergroot om u concurrerender te maken en uw positie te versterken.
- Opslagkosten worden beperkt en kantoorruimte kan efficiënter worden gebruikt.
- Het delen van informatie is meer effectief en efficiënt.
- Toegang vanaf afstand indien men niet vanaf kantoor werkt.
- Eenvoudig samenvoegen van zowel interne als externe gebruiks procedures.
Document Management "automatiseert de wereld" en vergroot de klantenservice.
De onmiddellijke voordelen van een EDM systeem is de reductie van dagelijkse administratieve kosten.
Geen archiefkasten, papier of opslagcapaciteit meer nodig
Archiefopslag is niet meer nodig. Kantoorruimte die voorheen in beslag werd genomen door grote archiefkasten, kan nu voor andere doeleinden worden gebruikt. U bespaart ook papier en verbruiksmaterialen voor printers. Op het eerste gezicht lijken dit maar kleine besparingen, maar als dit over een heel jaar wordt opgeteld kunnen de kosten aanzienlijk oplopen.
Geen "verloren" documenten of het risico van een ramp
Documenten worden vrijwel direct weergegeven; verdwenen is de verspilde tijd die nodig was om documenten te vinden. Ook is het risico van "verloren" documenten of verschillende versies van hetzelfde document op verschillende computersystemen verdwenen.
Uiteraard wordt een goed EDM systeem geleverd met een volledige back-up, zodat alle informatie onmiddellijk wordt gekopieerd en opgeslagen op een beveiligde site. Een taak die in de oude op papiergebaseerde dagen gevreesd werd.
Geen slechte klantenservice meer
Natuurlijk komt de echte bonus van EDM tot uiting in de klantenservice. Klanteninformatie is direct beschikbaar om snel vragen te kunnen beantwoorden. Omdat u met enkele handelingen direct de beschikking heeft over eerdere communicatie en transacties van de betreffende klant, voorkomt u fouten. Omdat u de klant ook niet hoeft te vragen om even te wachten tot u de relevante informatie heeft gevonden, of hen terug moet bellen, wordt u gezien als een efficiënt bedrijf die hun klanten serieus neemt. Uiteraard is een snelle service van groot belang om de concurrentie voor te blijven. Dus als u beter kunt functioneren met EDM en uw concurrenten niet, bent u al een paar stappen verder. En zoals iedereen weet, is het behouden van klanten goedkoper dan het vinden van nieuwe klanten. I
Geen officiële controle onder tijdsdruk meer
EDM maakt ook de bedrijfsdirecties gelukkig. Omdat door wettelijke regelingen veel gegevens vele jaren moeten worden bewaard, is dit nu direct beschikbaar en hoeft er niet meer eindeloos in archieven te worden gezocht en daardoor haalt u de druk weg bij officiële controles.
In een notendop maakt EDM het volgende voor u mogelijk:
- Centralisatie van uw informatie beheer
- Mogelijkheid om iedereen toegang te geven tot het systeem om documenten op te vragen in twee seconden, ongeacht hoe het originele document is opgeslagen
- Creëer een waterdichte controle op ieder document. U kunt onmiddellijk traceren waar een document naar toe is gegaan, wanneer het is bewerkt, door wie en wie het ontvangen heeft. U kunt ook snel verschillende versies van een document bekijken zonder dat u torenhoge archieven moet bekijken
- Bespaar op kostbare opslagruimte - geen grote, dure archieven meer nodig
- Terughalen van informatie op alle computers zodat u een sterk verwijzings instrument heeft
- Automatiseer bedrijfsprocessen zoals facturen die via het systeem gelijk naar de juiste persoon worden gestuurd. Geen heen en weer geloop meer en documenten die achtergelaten worden op bureaus
- Een elektronische back-up van al uw documenten extern - om na een ramp snel de schade te kunnen herstellen. Centralisatie van uw informatie beheer
Ga direct naar de informatie die u nodig heeft
EDM is niet alleen om direct informatie op te roepen. Het is ook mogelijk om een zoekopdracht los te laten op zowel de inhoud van het document als op de titel. En om het nog sneller te kunnen zien wordt de gegeven zoekopdracht met een kleurtje aangegeven in het document zodat u direct naar de benodigde informatie kunt gaan.
Denk eens aan wat dit voor uw bedrijfsefficiëntie kan betekenen. Plotseling zijn alle gegevens van een klant binnen seconden onder handbereik, inclusief alle correspondentie met hen, zelfs interne notities of e-mail. De kracht van deze functie spreekt voor zicht.
Neem de controle weer in eigen hand
Om het simpel te zeggen, EDM zorgt ervoor dat u de controle weer in eigen handen heeft. Als u niet het beheer heeft over uw eigen systemen en uw dagelijkse werkzaamheden van uw kantoor... Als u niet de controle heeft over het informatie zenuwcentrum waarop uw bedrijf functioneert en waarvan uw succes afhankelijk is... dan loopt uw reputatie van professionele organisatie gevaar. Dit is een serieus probleem.
In deze tijd van extreme concurrentie, is het bedrijf dat aantoont dat zij hun informatie beheer onder controle heeft, het bedrijf dat hier de vruchten van zal plukken.
Zij die "net aan" mee kunnen zullen buiten de boot vallen. Tijdrovende administratieve handelingen waren noodzakelijk in de het op papier gebaseerde tijdperk. Maar nu steeds meer bedrijven erkennen dat een heldere en duidelijke organisatie kan profiteren van EDM, om de immense vooruitgang van de wereldhandel te kunnen overzien - speciaal wanneer het zo weinig kost en zoveel oplevert om het te laten functioneren - kan dit voor een vooruitdenkende organisatie een rampzalige stap zijn om het niet te doen.
|
